海外出張準備の完全ガイド！必須の持ち物〜ビザ等手続き・個人の注意点まで
この記事では、海外出張時の準備で必要な情報を徹底解説します。
「海外出張には何を持っていく？忘れ物がないか心配」
「手続き関係は会社にお任せ？個人の用意は？」
「仕事以外の時間帯の過ごし方は？注意点は？」
といった疑問や不安はつきものでしょう。パスポートやビザの書類手続きや現地の治安など、考えることが多すぎてあれこれ心配になってくるケースも。
そんな方のために、今回は出張前の手荷物リストから現地での注意点まで、丁寧かつ具体的に解説します。以下の内容を押さえれば、「安心して海外出張に出発できる」準備が整うはず！
パッキングや渡航前の再チェックに、ぜひ繰り返し見返してお役立てください！
海外出張で準備していくべき荷物とは？必須の持ち物チェックリスト！
海外出張の準備では、現地での暮らしや仕事関連で必要となる持ち物について紹介します。フライトの際は、これらのアイテムは機内持ち込みしておくと安全。というのも、海外では「ロストバゲージ」のリスクが高いため、紛失すると大きな支障が出るからです。
忘れて後悔しがちな荷物については別の詳細記事でも詳しく紹介しています。
以下が海外出張での必須アイテム一覧です。
| チェック欄 | 分類 | 詳細 |
|---|---|---|
| □ | 仕事上のやりとりなどで必要な電子デバイス各種 | ・電子機器：パソコン、タブレットPC、スマートフォン ・充電関係：充電器、変換プラグ、モバイルバッテリー ・ネット接続：ポケットWi-Fi ・記憶媒体や撮影用：USBメモリーやSDカード、カメラ ・その他：イヤホン、イヤホンジャック(機内用) |
| □ | その他仕事道具 | ・スーツ（ガーメントバック） ・日本の手土産 ・名刺、仕事関連の書類など |
| □ | 渡航の必需品 | ・パスポートなどの必要書類 ・クレジットカード/現金など |
| □ | 身なり・体調管理 | ・身なり：、髭剃り/シェーバー(男性)、爪切り ・体調管理/衛生グッズ各種：歯ブラシ、常備薬、除菌シート、生理用品（女性） |
以下より詳しく解説します。
電子デバイス各種
資料作りやメールのやり取りなど仕事で使用するノートパソコンや、その周辺の充電や変換プラグなどの機器は必需品。とくに、これらはフライト中も仕事できるよう手荷物として持ち込んでおいたほうがよいでしょう。問題なのは、機内の通信環境。航空会社や機材によって対応していないケースも。
また、空港や現地でフリーWi-Fiスポットがあっても、セキュリティ面に問題があるため、安全な通信手段を日本で準備しておきましょう。パソコンやタブレットなど複数台を同時接続できるポケットWi-Fiがおすすめです。
携帯・スマホ｜パソコン・ノートPC｜タブレットPC｜スマートウォッチ・Apple Watch ※機内への持ち込み・現地での使用等について、
上のデバイス名をクリックするとそれぞれ詳細ご覧いただけます。
業務で必要な資料や機密情報などをバックアップしておく、USBメモリも持参しておきましょう。USBメモリーは機内持ち込みはもちろん、紛失・盗難に備え、セキュリティ対策も徹底する必要があります。
機内持ち込みで注意が必要なのは、モバイルバッテリー。機内持ち込みが原則ですが、一般的に160Wh以下と規定があり、台数や容量など各航空会社によって厳しく規制されています。また、機内での保管や使用も注意があるので、事前に確認しておきましょう。ノンワイヤレスイヤホンも手荷物預かり不可なので、機内に持ち込んでください。
出張時、海外現地で使用するWi-Fi端末については、以下の記事をご参考に。
その他仕事道具
海外出張の場合、スーツを着て飛行機に乗り込む人も多いでしょう。スーツは仕事以外でも会食などのドレスコードでも相応しい装いです。もし、持参する場合はガーメントバッグに入れて、シワにならないよう機内へ持ち込んでおくとよいでしょう。日本やアジアでは名刺交換が多いですが、最近では欧米でも名刺交換が行われるケースも。ビジネスチャンスを広げるためにも、自分の情報が書かれた名刺が必要です。
手土産として日本の食べ物などを購入して持って行く人も多くいます。日本の食べ物やお菓子は海外でも大人気。印象を良くして円滑に仕事を進めるためにも、持参するのがおすすめです。ただし、液状のものやなま物の持ち込みは禁止されているケースが多いので、事前に調べておきましょう。
身なり・体調管理
身なりを整える髭剃りやメイク道具などは使い慣れたものを持っていくのがおすすめです。どれも現地で購入できますが、肌に合わない、使いづらいことが多く、探す手間もかかります。シェーバーやドライヤーなどの家電は、電圧が海外対応かどうかを確認してください。必要なら変圧器を準備しましょう。
歯ブラシや除菌シートなどの衛生用品は、清潔に保つだけではなく、ばい菌などによる病気予防にもつながります。海外のトイレや公共の場所など、国や地域によっては汚れている場所が多く、簡単に手が洗えるような設備もあまりありません。
さらに、海外では慣れない食事や環境によって、体調を崩しやすいもの。海外の薬と日本では容量や成分が違うので、飲み慣れた薬を持参してください。
機内での便利グッズ
出張のフライトでは、次のような便利グッズも欠かせません。
- ネックピローやアイマスク、スリッパなどの快適グッズ
- 化粧品やアメニティ
エコノミークラスでは、毛布やスリッパなどのサービスはないので、自分で用意する必要があります。到着後に直ぐに仕事の打ち合わせやアポイントメントがあるなら、睡眠を取っておくのが大事。上記のような、快適グッズで、長時間のフライトを乗り越えましょう。
女性ならいつでもメイク直しができる、化粧品やアメニティは機内へ持ち込みましょう。ただし、液体の持ち込みは以下のような厳しい規制あるので注意。
- 100ml以下の容器に移し替え、容器1L以内のジッパー付き無色透明プラスティック袋に入れる
- プラスティック袋は1人1つまで
航空会社の規定を確認してください。
海外出張前の基本準備！必須の手続きとは？【スケジュールまとめ】
海外出張で必要な書類や手続きを時系列で解説します。
| チェック欄 | 期限 | やるべきこと |
|---|---|---|
| □ | 1ヶ月前まで | パスポートの残存期限の確認・ビザの要否と取得、航空券とホテルの予約 |
| □ | 1週間前まで | 海外旅行保険の加入、海外で使用可能なクレジットカードの準備、現地の通貨へ両替、仕事関連の予定や持ち物のチェック、 現地の治安や医療関連、マナーや文化、チップ、宗教的配慮などの情報収集、国によっては決算手段のアプリなど準備 |
| □ | 前日 | 荷物の最終確認、家族や会社への連絡 |
上記のスケジュールに着いて詳しく解説します。
1ヶ月前までにやること
パスポートは渡航日から一定期間の有効期限（3ヶ月〜6ヶ月以上）が必要な国もあります。手続きには約2週間から1ヶ月ほどかかるので、早めの手続きが必要です。
また、渡航先によってビザや、ESTA（エスタ）の申請も必要なので、調べて手続きを済ませましょう。
航空券のEチケットは画面を保存し、宿泊先の情報も把握しておきましょう。
1週間までにやること
アメリカなど海外の医療費は日本と比較すると非常に高額のため、加入は必須です。クレジットカード付帯の保険は補償範囲や補償額を確認しましょう。いざというときにすぐにつかえるよう、保険証書の持参を忘れずに。
現地の通貨やクレジットカードを準備しておくと安心です。現金はチップ用等必要な場面があります。日本でのレートが悪くてもすぐに使えるよう両替しておくのがおすすめ。
現地の人と仕事をするうえでは、知っておくべき配慮やマナー、治安などについては後述していますので、確認してください。
前日にやること
前日は荷物の最終チェックをし、出国で必要なものはすぐに取り出しやすいようにしましょう。あとは、しっかり休んで本番に備えてください。
海外出張準備のコツ3選！パッキングから現地の情報収集まで
海外出張を準備する際のパッキングのコツや現地で必要な情報収集方法について解説します。
荷物は最小限で重量オーバーに注意
海外出張の準備で意外と見落とされがちなのが、荷物の重量制限です。航空会社ごとに荷物の重量・サイズ制限があり、超過すると高額な追加料金が発生します。
- 機内持ち込み：3辺が115cm以内、10kg以下
- 預け荷物：3辺が158cm以内、23kg以下
超過料金は、6,000〜20,000円ほど。こちらはあくまでも一例ですので、利用する航空会社（トランジットや現地国内線の利用なども含む）の制限を確認しておきましょう。
荷物をコンパクトにするなら、着回ししやすい服に絞る、下着やシャツ類は洗濯するなどの工夫が必要です。出張期間ごとのスーツケースのサイズや荷物の目安は次を参考にしてください。
- 1週間程度：40〜80L(機内持ち込みサイズ)・スーツ2着、シャツ3〜4枚、ネクタイ1〜2枚、下着や靴下3日分
- 1ヶ月程度：80〜100L(L~LLサイズ)・スーツ2〜3着、シャツ3〜5枚、ネクタイ2〜3枚、下着や肌着4〜5セット
仕事着に加え、レストランでも着用できる服装を1着準備を。男性はジャケット、女性なら丈の長いワンピースがおすすめです。
海外便利アプリをダウンロードしておく
海外出張中の移動や支払い、翻訳に役立つアプリを活用しましょう。
- 地図アプリ：Googleマップ・高徳地図(中国)など
- 翻訳アプリ：Google翻訳、Papago、DeepL翻訳など
- タクシー配車アプリ（決済も可能）：Uber、Grab、Lyft、Kakao Tなど
- 決済アプリ：Alipay、T-money、Apple payなど
とくに韓国や中国はスマホ決済が主流。現地に対応した決済アプリを1つ導入しておくと安心です。
海外渡航におすすめのアプリは旅行時とそこまで変わりません。以下の記事もあわせて参考にしてみてください。
渡航国の商習慣や文化の違い
海外では文化（食習慣や宗教など）や価値観の違いを抑えておくことが非常に重要です。
例えば、欧米のビジネス文化は、時間厳守、率直なコニュニケーションが好まれます。また、宗教的なタブーは少ないですが、多くの人種が住む国だからこそ、文化や宗教の多様性が尊重されています。とくに、性別や人種等に関する差別的な発言は厳禁。欧米ではこれらの問題に敏感で、社内外問わず配慮が求められます。
日本では普段良く使うジェスチャーがNGなこともあります。例えば、OKサインは侮辱の意味になる国も多いので、使わないほうが無難です。
海外出張で準備・対策しておくべき現地リスク4選！仕事以外の時間も要注意！
海外出張中は、仕事以外の時間にもリスクが潜んでいます。体調管理やトラブル時の対処法などもしっかり準備しておきましょう。
治安情報の収集
海外は日本よりスリやひったくりなどの犯罪リスクが高く、危険なエリアも点在しています。自分の出張先の治安情報を収集し、現地で慎重に行動するのが重要です。具体的には、次のような行動を心がけてください。
- 危険なエリアに近づかない
- 夜の独り歩きは避ける
- 目立つ服装や行動を取らない（華美な服装や高価な装飾品、大声で話す、現地で政治・宗教的な話をする）
- 現地の軍事・政府関連の施設立ち入りや撮影しない
現地の雰囲気に溶け込むような振る舞いを意識しましょう。
最新の治安情報は外務省の「海外安全アプリ」「たびレジ」で確認できます。実際にトラブルに遭遇したときは、警察や日本大使館へ相談すると対応してくれます。
また、怪我や病気の際は、海外旅行保険へ連絡を。現地の医療機関への案内や保険金の請求手続きなどのサポートが受けられます。保険証券をコピーしておくと連絡がスムーズです。
セキュリティ対策の徹底
自分のスマホはもちろん、社用PCや社用携帯は常に手元で管理し、置き忘れや盗難防止を徹底しましょう。海外では、スマホやパソコンはとくに狙われやすい高額デバイス。外での仕事はなるべく控えることや、チェーンロックを活用するなど対策しましょう。
また、サイバー犯罪・情報漏洩対策の必須。セキュリティ対策ソフトの導入やアップデート、VPNを使用し、公共のWi-Fiの利用は避けてください。
時差ボケなど体調不良
海外出張中の体調管理は、仕事のパフォーマンスを維持するためにも重要です。日本に居る時よりも体調管理を徹底し、睡眠を多く取るなど規則正しい生活をしましょう。
とくに欧米やヨーロッパなど日本との時差が大きい国は注意。時差ぼけしやすいため、フライトから現地時間に合わせて睡眠を取ったり、到着後は日光を浴びて体内時計を調節したりするのが有効です。
滞在先のホテルでの加湿器やマスクなどの使用、消毒グッズや除菌シートなどを準備し、現地の感染症対策もしましょう。
会社の出張規定・経費
出張時の経費精算の徹底管理やルールを事前に把握しておきましょう。受領した領収書や外貨交換時の明細書は必ず管理し、支出内容（日付や金額、目的など）を明記しておくと、後で聞かれたときに安心です。経費の上限や精算方法など出張規定に則った使用を心がけてください。
海外出張中の定期的な連絡や、出張報告書の準備も忘れずに行いましょう。
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海外出張でスムーズに仕事をするためにも、どうしても荷物は多くなりがち。直前になって慌てないよう、早めにチェックリストを見ながら準備をすすめていくことが大切です。
さらに、現地での仕事や連絡をスムーズに行うには、安定したネット環境も忘れないように。セキュリティ対策は万全で、コスパの良い海外WiFiレンタルショップを早めに準備しておくと安心です。例えば、韓国なら無制限プランが970円/日で、最大10台まで同時接続でき、スマホやパソコンを複数使う方にもぴ最適。海外出張に安心して望むためにも、お得な端末を早めに予約しておきましょう。
海外出張の準備に関するよくある質問
-
Q海外出張の準備はまず何から始めたらいい？
Aまずは、パスポートの残存期間の確認や、ビザ申請など必要な書類の取得から始めましょう。
-
Q海外出張の持ち物で機内持ち込みしたほうがよいものは？
A機内持ち込みしたほうがよいものは、仕事関連のデバイス（PCや充電器など）やスーツなどの仕事グッズです。
-
Q海外出張で準備し忘れた場合どうしたらいい？
A現地で調達できるものは購入しましょう。ただし、日本と同じものは手に入りにくいので、チェックリストを活用するなど忘れ物防止に努めましょう。
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